Marije de Jong-van den Boogert, consultant, aan het woord.

Je ziet op intranet een verslag met foto’s voorbij komen over een workshop van het projectteam omgevingswet. Later kom je een van de collega’s uit dat team tegen. Zij praat je even bij over de resultaten van de workshop. Jouw expertise over organisatieverandering blijkt nu nodig, dus jullie spreken af dat je de volgende keer aansluit. En dat door dat ene bericht.

Een droombeeld? Dat hoeft niet. In veel organisaties wordt het intranet nog steeds gebruikt om te zenden, vaak top down. Maar om medewerkers meer te laten samenwerken en te verbinden, is interactie nodig. Met een social intranet kunnen ze kennis delen, op elkaar reageren en laten zien wat ze doen. Ze begrijpen beter van elkaar wat hun werk inhoudt en ze weten elkaar vervolgens beter te vinden voor een samenwerking. Zo blijkt bijvoorbeeld dat mensen met een kantoorfunctie het erg interessant vinden om te zien wat iemand in de buitendienst doet. En het mes snijdt aan twee kanten; een social intranet helpt organisatiedoelen te realiseren.

Op de hoogte blijven?

In onze nieuwsbrief delen we het laatste nieuws, klantcases en andere handige tips rondom online dienstverlening van lokale overheden.

Meld je aan voor de nieuwsbrief

formulieren optimaliseren overheid

Laat los

Bij SIM merken we dat organisaties enthousiast zijn over de mogelijkheden van social intranet, maar het ook spannend vinden om controle los te laten. De grootste uitdaging is om het te laten gebeuren. Natuurlijk is het goed om je bewust te zijn van de risico’s en hoe je daarmee om wilt gaan, maar geef het een kans. Ons advies is dan ook: stel geen regels op voor het plaatsen van content, dat gaat beperkend werken. Maak het juist leuk en makkelijk om te gebruiken, dan gaat de rest vanzelf.

Zelf plaatsen en reageren

‘Geen regels voor het plaatsen?’, hoor ik je denken. Inderdaad, ook het beheer werkt wat anders. De rol van functioneel- en content beheerders verandert. Ze hoeven niet elk bericht meer zelf te plaatsen. Sterker nog, mensen kunnen zelf groepen aanmaken en hierin content publiceren. De personeelsvereniging start bijvoorbeeld een eigen groep. Iedere medewerker kan hiervan lid worden en reageren op content in de groep. Zo ontstaat er meer interactie en dynamiek. Een vraag over een uitje? De medewerker stelt deze bij het item en iemand van de personeelsvereniging geeft binnen 2 dagen antwoord, zonder dat het via de functioneel- of content beheerder gaat. Zij steken hun tijd meer in het actief beheren van groepen en het systeem en de ondersteuning van gebruikers.

Tips voor een enthousiaste start

Tot slot, hoe pak je de introductie van een social intranet aan en hoe hou je iedereen enthousiast? In een notendop met mijn 5 tips:

  1. Start op tijd met een groep ambassadeurs uit alle lagen van de organisatie.
  2. Monitor het gebruik en kom na de livegang ook nog meerdere keren met de ambassadeurs bij elkaar om gebruik te stimuleren.
  3. Maak het intranet persoonlijk en herkenbaar, bijvoorbeeld met een naam die vanuit de organisatie is aangedragen en eigen foto’s in plaats van stockfoto’s.
  4. Zet medewerkers altijd centraal bij keuzes in de inrichting of content. Zij zijn de gebruikers!
  5. Stimuleer het gebruik en laat het gebeuren.

Ik help je graag verder!

Bij SIM help ik onze klanten bij het verbeteren van hun interne- en externe communicatie. Denk hierbij aan participatievraagstukken, intranet implementaties en onderzoeken met inwoners.

Heb jij een specifieke vraag over mijn blog of over één van onze producten of diensten? Neem dan contact met mij op.

~ Lotte Westerlaken
Consultant

Benieuwd hoe ons sociaal intranet hierbij kan helpen?

Tijdens een online demo kun je op een laagdrempelige manier kennis maken met onze nieuwe Drupal oplossing; SIM Open Social. Wij laten je de graag de functionaliteiten zien en daarnaast heb je de kans om vragen te stellen. Uiteraard zijn hierbij andere collega's ook van harte welkom!

Download de brochure

Lees meer over onze Social Intranet oplossing

  • Hoe overtuig je een organisatie van een online community?

    In het dagelijks leven ben je verbonden met verschillende community's. Van sommige ben je je misschien niet eens zo zeer bewust. Denk bijvoorbeeld aan de plaats waar je woont, je leeftijdsgroep of een sportverenigingwaar je bij aangesloten bent. Ook binnen het bedrijfsleven heeft een community een grote meerwaarde. 

  • Gemeente Noordwijk ‘gooit’ intranet open met SIM Open Social

    Het intranet van Gemeente Noordwijk was aan vervanging toe. Het was te statisch. Ook moest er een makkelijk te gebruiken smoelenboek komen waarbij je iemand goed en snel kunt vinden op expertise. Na de demo van SIM Open Social was de gemeente enthousiast. Het werd een implementatie waarbij de grenzen van het platform werden opgezocht.

  • SIM Open Social speelt in op vraag naar interactie op intranet

    Vandaag de dag willen veel klanten minimaal mogelijkheden voor interactie, kennis delen, groepen en een makkelijke manier om elkaar te vinden in hun intranetomgeving. Met SIM Open Social hebben wij een laagdrempelige, makkelijk te implementeren intranetomgeving voor klanten in huis.