Het intranet van Gemeente Noordwijk was aan vervanging toe. Het was te statisch. Ook moest er een makkelijk te gebruiken smoelenboek komen waarbij je iemand goed en snel kunt vinden op expertise. Na de demo van SIM Open Social was de gemeente enthousiast. Het werd een implementatie waarbij de grenzen van het platform werden opgezocht.

“SIM Open Social is makkelijk in het gebruik en te implementeren zonder hoge kosten. Een ander voordeel vinden wij dat het een jong platform is. Er zit nog ontwikkelruimte en verkenning in. Het is niet uitgekauwd.” Aan het woord is Marco Verweij, webbeheerder klantcontactcentrum. Samen met Kasper Hoekstra, adviseur klantcontactcentrum, blikt hij terug op introductie van het nieuwe platform in hun organisatie.

 

Zelforganiserende teams

“We zochten een laagdrempelige manier om de overstap te maken naar een platform met meer interactiemogelijkheden tussen medewerkers. Daarbij hebben we de inrichting helemaal open gegooid; er is geen centraal regerende menustructuur. Ook werken we niet meer met een centrale redactie. Dat betekent nogal wat voor de mensen in de organisatie”, vertelt Kasper. “Maar deze keuzes passen bij ons”, vervolgt Marco. “We werken binnen de gemeente met zelforganiserende teams. Het maakt een einde aan de discussie wat wel/niet belangrijk is. Medewerkers kiezen zelf wat relevant is voor henzelf, het vergroot de zelfredzaamheid van de medewerkers.”

Denken in menu’s

Om de medewerkers bewust te maken van hun eigen rol en verantwoordelijkheid is een groep ambassadeurs gevormd. Marco: “Ik wilde een technische implementatie, maar de cultuuromslag in de organisatie hebben we met de ambassadeurs aangepakt.” Kasper legt uit: “Als je mensen zelf content laat plaatsen, werk je met groepen. Je moet dan vertrouwen op de zoekfunctie. Dat is soms lastig voor mensen, omdat ze nog in menustructuren denken. In het begin moet je dan een beetje trekken om mensen mee te krijgen. De middenweg is enkele snelkoppelingen bieden naar items zoals groepen, evenementen, artikelen en collega’s. Die geven richting aan het platform.”

Grenzen

Met de keuze voor een compleet open implementatie kwamen ook grenzen van het platform in beeld. Kasper: “Binnen de rollen- en rechtenstructuur is niet alles open in te vullen. Om content goed vindbaar te maken, zijn tags bijvoorbeeld essentieel. Maar bij de rol van een gewone gebruiker kun je niet het recht toekennen om zelf een tag toe te voegen, of een wikipagina aan te maken. Samen met SIM kijken we hoe we de vindbaarheid van content dan toch kunnen verbeteren.”

Intern advies

Door bovenstaande keuzes is een grote rol weggelegd voor communicatie. Marco: “We werken met een soort intern adviesbureau. Mensen kunnen hulp krijgen om goed met het platform te kunnen leren werken. En we geven tips. We sturen bijvoorbeeld geen interne nieuwsbrief meer rond. Maar we geven wel aan hoe en welke notificaties ze kunnen gebruiken om voor hen interessante berichten te zien in hun tijdlijn. Mensen vinden het lastig, maar op Facebook kunnen ze het wel. Ze moeten er dus ook de moeite voor willen nemen om dit social intranet te begrijpen. Ze kunnen er zelf iets moois van maken!”

Zijn er nog verbeterpunten?

Kasper: “SIM Open Social is nog een jong product. Dat geeft veel vrijheid en mogelijkheden. Daarom was het fijn geweest als er enkele voorbeelden zijn van templates, bijvoorbeeld voor een open, semi-open en of centraal geregelde structuur. Een ander verbeterpuntje is dat je bijvoorbeeld 2 keer moet klikken voordat je contactinfo van iemand ziet. Dat kan beter.” “Maar”, besluiten de mannen eensgezind, “we weten zeker dat SIM iets moois maakt van dit nieuwe product. We kennen SIM al 10 jaar. De mensen zijn heel dienstverlenend en servicegericht. Daarbij zijn ze niet bang om het gesprek aan te gaan. Er zijn geen verborgen agenda’s. Die open communicatie werkt erg prettig. De grondhouding is helpen en beter maken.”

Benieuwd naar de mogelijkheden van een Sociaal Intranet?

Neem contact met ons op