Verkiezingen, een terugkerende gebeurtenis met veel regelwerk voor gemeentes en waterschappen. De komende 6 jaar is er elk jaar een verkiezing. Hoe zorg je dat alles telkens efficiënt is georganiseerd en inwoners op tijd de juiste informatie krijgen?

Procura(externe link) en SIM sloegen de handen ineen om hun klanten en andere geïnteresseerde gemeentes meer zorgen uit handen te nemen. Want met de Covid-19-epidemie kwam er in 2021 nog een extra uitdaging bij om alles zo te organiseren dat iedere inwoner veilig kon stemmen. Frank de Goede, CEO van Conxillium, het moederbedrijf van SIM en Procura: “Door krachten te bundelen binnen ons concern, kunnen we elkaar versterken. SIM en Procura werken beide op het gebied van burgerzaken en vullen elkaar aan op dit gebied. Samen zorgen ze ervoor dat inwoners een optimale klantbeleving ervaren.”

Doel: werk uit handen nemen

“We hadden het idee dat we samen meer konden bieden om de informatievoorziening over de verkiezingen simpeler te maken voor onze klanten. Het bekende 1 + 1 = 3 effect”, vertelt Ben Bemelmans, Lead consultant bij SIM. “Wij zijn de frontoffice expert: toegankelijkheid, user experience en teksten op B1 niveau zijn voor ons dagelijkse kost. Procura is specialist als het gaat om data, verkiezingsmaterialen en –software.  Samen hebben we ervoor gezorgd dat gemeentes snel een verkiezingensite konden implementeren met daarin een geteste navigatiestructuur en goede basisteksten. Het doel was om gemeentes werk uit handen te nemen, ze te ontzorgen.”

Koppeling met Procura verkiezingen

Eric Kroes, bureauhoofd afdeling Klant Contact Centrum gemeente Landgraaf(externe link), is positief over de verkiezingensite. “Wij moesten nadenken over iets nieuws. Komende jaren is er elk jaar een verkiezing. Een berichtje in de nieuwsbrief van SIM over de basiswebsite voor verkiezingen triggerde ons. Het sprak ons aan, omdat er ook een koppeling is met het product ‘Procura verkiezingen’ dat wij al gebruikten. Een ander pluspunt was de basiscontent, met name over de coronamaatregelen. Een goede verkiezingensite vinden wij van toegevoegde waarde. Het is een extra middel om inwoners goed te kunnen informeren. De basiswebsite heeft ons echt werk uit handen genomen. Het is de investering zeker waard.“

Tijdwinst door basiscontent

Ook gemeente Westvoorne(externe link) kwam op het spoor van de verkiezingensite. Natalie den Herder, online communicatie specialist bij de gemeente: “Ik had het in de nieuwsbrief gezien, maar toen ik er meer over hoorde via Marina de Horn, eindredacteur SIMloket, ben ik echt actie gaan ondernemen. In onze gemeente gebeurde nog veel handmatig rondom de verkiezingen. Ook aparte informatiepagina’s op de website maken, kostte veel tijd. Voor mij als webmaster is het nog een hele klus om op de verkiezingsdag de opkomstcijfers en (voorlopige) uitslagen op de website te plaatsen. Een basiswebsite met basiscontent levert me enorm veel tijdwinst op. Ik schat dat we wel 70% voordeel hebben gehaald door te kiezen voor deze kant-en-klare verkiezingensite en ‘Procura verkiezingen’.“

Verbeterpunten

Hoewel Eric en Natalie erg enthousiast zijn over de verkiezingensite, zijn er ook wel verbeterpunten. Eric: “Het is een nieuw product dat vrij recent voor de verkiezingen was gemaakt. In het begin was het dan ook even zoeken wat er wel en niet inzat en mogelijk was.” Natalie herkent dat: “Ik had enkele verwachtingen van het product die er niet in bleken te zitten. Zo dacht ik dat we via ‘Procura verkiezingen’ de voorlopige uitslagen automatisch op de website konden plaatsen. Dat heeft Ben heel goed opgelost en op de dag van de verkiezingen konden we het toch tonen.” Ben vult aan: “Pas in november gaven we het eerste webinar over de verkiezingensite. Dat was kort dag. We willen ook nog een aantal verbeteringen doorvoeren. Mede op basis van de feedback van de gemeentes die de afgelopen verkiezingen deze verkiezingensite hebben gebruikt.”

Wensen voor de volgende verkiezing

Beide gemeentes hebben de ‘stemtijd reserveren’ functionaliteit niet gebruikt. Hoe je dat organisatorisch op de stemlocaties gaat regelen, riep meer vragen op, dan dat ze de toegevoegde waarde zagen. “Maar een druktemeter is misschien wel mooi”, geeft Natalie aan. Eric vult aan: “We gaan ervan uit dat de landelijke content wordt aangepast op basis van de verkiezingskalender. Dan kunnen wij ons richten op locatiespecifieke content.” “Het lijkt mij fijn als je dan kan zien in het systeem als content is gewijzigd”, aldus Natalie. “Nu kreeg ik mails, maar die glipten er wel eens doorheen.” Ben vult aan: “Een andere wens van gemeentes, maar ook van onszelf, is kijken of we het tonen van de (voorlopige) verkiezingsuitslagen technisch slimmer kunnen regelen.” 

Aanrader

Zowel Natalie als Eric zouden de verkiezingensite aanraden aan andere gemeentes. Eric: “SIM heeft samen met ons gezorgd voor een goed eindresultaat. De website ziet er strak uit zonder dat we er veel werk aan hebben gehad. De landelijke content was up-to-date. Prettig dat we ons daar geen zorgen over hoefden te maken. Verkiezingen organiseren kost veel geld. Dan is het fijn dat je dat als gemeente goed en strak kunt doen met de laatste technieken die daaraan bijdragen.”

Natalie: “SIM en Procura waren goed bereikbaar, ook op de dag van de verkiezingen. Ze denken met je mee en laten je niet zwemmen. Ben is heel oplossingsgericht. De software van Procura was voor gemeente Westvoorne ook nieuw. Wat dat betreft was dit echt een uitdaging. Eén die ik zo weer zou aangaan. Uit de samenwerking met SIM komen altijd mooie dingen.”

Welke verkiezingen staan er de komende jaren op stapel:

  • Gemeenteraadsverkiezingen: 16 maart 2022
  • Waterschapverkiezingen: 15 maart 2023
  • Provinciale statenverkiezing: 15 maart 2023
  • Eerste Kamer verkiezingen: 2023
  • Europees parlementsverkiezingen: 2024
  • Tweede Kamer verkiezingen: 2025

Wil je meer weten?

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden rondom een verkiezingenwebsite? Of heb je een andere vraag hierover? Neem dan contact met ons op. We vertellen je er graag meer over.

Neem contact met ons op