Pagina opties

Drie tips voor een succesvol intranet!

Een aantal pratische tips voordat je aan slag gaat met een nieuw intranet voor jouw organisatie.

Een social intranet kan op allerlei vlakken faciliteren in het bereiken van organisatiedoelstellingen zoals; beter samenwerken, gemakkelijker kennis delen en/of kosten besparen. Het is een belangrijke samenwerkingstool binnen je organisatie.
Het maakt je werk makkelijker en zorgt voor verbinding tussen werknemers. Interne informatie deel je snel en maak je voor iedereen toegankelijk.
Is jouw huidige intranet aan vervanging toe? Of ben je gevraagd om het intranet nieuw leven in te blazen? Dan is het belangrijk om te weten waar je aan moet denken voordat je begint.
Wat is het doel van het intranet? Welke content ga je delen? Welke collega’s kunnen jou hierbij helpen? Allerlei vragen die je jezelf kunt stellen voordat je aan dit project begint. But, first things first!

1. Maak een business-case
Een succesvol intranet draagt bij aan wat de organisatie wil bereiken. Deze doelen krijg je scherp door te blijven vragen: waarom? Bijvoorbeeld: Waarom wordt er gekeken naar een social intranet? Waarom past dit bij de organisatie? En hoe kan dit bijdragen aan de organisatie brede doelen die zijn vastgesteld? Door duidelijke doelen vast te stellen komt je project steviger te staan doordat je beter een beeld hebt waar je prioriteiten moet leggen. Dit hoef je niet alleen te doen. Ga eens op bezoek bij andere organisaties. Vraag hoe zij het hebben aangepakt. Of spar eens met SIM consultant. Zij hebben ervaring met het bepalen én uitvoeren van de strategie en kennen de best-practices.

Indien jouw organisatie al een bestaand intranet heeft is het belangrijk om te kijken wat er nu wel en niet goed gaat. Neem de tijd om dit goed te analyseren door een klein onderzoekje te doen naar de huidige situatie. Welke gebruikers zijn het meest actief? Welke content wordt er op dit moment met elkaar gedeeld? Welke groepen zijn er? Stel de gebruiker centraal! Ga de organisatie in en vraag wat zij willen of wat er in hun ogen ontbreekt. Het zal je verbazen hoeveel mensen hetzelfde willen als jij. 

2. Formuleer je implementatiestrategie
De implementatiestrategie bepaalt voor een groot deel hoe lang je project duurt en hoe lang het duurt voordat medewerkers het nieuwe intranet voor het eerst zien. Geleidelijke stappen werken beter dan grote ingrepen dus kleine projecten en kleine, regelmatige doorontwikkelstappen vanuit de filosofie: Think big, act small. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het starten van het gebruik van het nieuwe social intranet binnen een bepaald team waarna de rest van de organisatie volgt.

3. Betrek je collega's
Het is vaak lastig om iedereen mee te nemen. Daarom is het belangrijk collega’s van alle afdelingen erbij te betrekken. Hierdoor creëer je denkkracht en het vergroot je het draagvlak voor het project. Start hier niet een maand voor livegang mee, maar echt vanaf het begin. Laat collega’s aanhaken bij de visie, de functionele tests en als ambassadeurs naar de livegang toe. Maar zorg voor een klein kernteam om de daadkracht te vergroten en het project tot een succes te maken.

**Bonustip**
Verdiep je eens in het onderzoek van Customer Carewords. Dit is een wereldwijd onderzoek waarbij 49.000 medewerkers van 55 organisaties stemden op de belangrijkste intranettaken. De 55 intranettoptaakonderzoeken zijn uitgevoerd door de bedenker van deze methode Gerry McGovern en zijn partners. Hierbij hebben zij een mix gemaakt van verschillende soorten organisaties: van overheidsinstanties en zorginstellingen tot commerciële organisaties. De resultaten van dit onderzoek zijn te gebruiken om een basis te leggen voor de structuur van je intranet.


In hoeverre gebruiken jullie social intranet? Waar denk je dat het beter kan? Of ga je nu juist beginnen met het formuleren van je businesscase? Gemeente Rotterdam ging je voor. Lees in dit interview hoe zij het met hun intranet aangepakt hebben.