Aanbestedingen-stress in het zomerreces

Elke zomer zie ik het opnieuw. Een groot aantal aanbestedingen die op de mat valt. Dit jaar was dat niet anders. En ja, dat geeft bij ons een behoorlijk gestress. Want niet alleen bij de lokale overheid is het reces, dat geldt bij ons natuurlijk evenzeer. De stress van aanbestedingen heeft voor mij eigenlijk nog een fundamentelere laag. Ik heb vaak het gevoel dat we elkaar onnodig heel moeilijk maken, en dat dit de kwaliteit van dienstverlening aan burgers en bedrijven uiteindelijk zeker niet ten goede komt.

Door: Frank van de Vinne

Bij mij thuis

Net als iedereen koop ik af en toe wat. Soms zijn dat impulsaankopen, zoals een spinner voor mijn kinderen of een bos bloemen voor mijn vriendin. Daar denk ik dan niet heel erg lang over na, het is een aankoop die ik vanuit mijn onderbuik laat plaatsvinden.

Het komt ook regelmatig voor dat ik in mijn privéleven iets aanschaf waar ik langer bij stil sta. Zo moest recent een opslagstation (thuis-NAS) vervangen worden. Toch wel handig als alle digitale foto’s die ik heb niet alleen op mijn telefoon of laptop staan. Bij zo’n aankoop bepaal ik het budget dat ik eraan uit wil geven, doe ik wat onlineonderzoek op onafhankelijke vergelijkingssites als de Consumentenbond, en praat nog met een collega die hier heel veel van af weet. De functionele kenmerken (features) van het ding bekijk ik vluchtig en hoog over, een echte mening daarover heb ik niet.

Vertrouwen

De basis van aankopen waar ik wat langer over na denk is eigenlijk vertrouwen. Ik vertrouw mijn gadget-collega dat hij veel van opslagstations weet. Ik vertrouw onafhankelijke vergelijkingssites in een objectief oordeel. Omdat ik ook geen lijst hem met de meest brede en wilde features die ik verwacht, en weet welk budget ik wil besteden, kom ik zo vrij snel tot een aankoop. Vertrouwen in het merk (de winkel waar ik koop en het merk dat ik aanschaf) is daarbij onderliggend ook van belang. Vertrouwen in de persoon of organisatie waar ik zaken mee doe wordt belangrijker wanneer de impact van mijn keuze groter wordt. Vergelijk het maar met een dokter die in een spannend ziekteproces begeleidt. Naarmate dat spannender wordt, is het vertrouwen in het oordeel en de kwaliteiten van je arts belangrijker.

Hoe gaat dat dan bij de overheid

Aankopen die de overheid doet zijn sterk gereguleerd. Het fundament van deze regulering komt vanuit het idee dat de overheid vertrouwd moet kunnen worden, en dus op een objectieve en transparante wijze zaken moet doen. En met dat basisidee is natuurlijk helemaal niks mis. Waar in mijn ogen de schoen wel wringt is dat deze transparantie en objectiviteit tot onredelijke proporties is doorgevoerd. Het idee is dat iedereen een eerlijke kans moet krijgen om zaken te doen met de overheid. En daarom hebben we een heel formeel proces bedacht en zaken bij wet vastgelegd, waarmee dit zou moeten worden afgedwongen.. Het proces is vergaand gereguleerd, waardoor echte interactie niet mogelijk is.

Klant en potentiële leverancier kunnen niet open met elkaar praten, met elkaar kennis maken en elkaars theewater proeven. Het bouwen van een vertrouwensrelatie tussen klant en leverancier is hierdoor – tenminste in deze fase – eigenlijk onmogelijk. Het zou mij persoonlijk in ieder geval geen fijn gevoel geven. Natuurlijk is het bouwen van een relatie af te vangen in bijvoorbeeld een markt-consultatie. Maar dat is geen aanbesteding en bepaald dus niet met wie je zaken (moet) gaat doen. Vergelijk dit met het kiezen van een dokter. Zodra de aanbesteding in de markt staat heb je geen regie meer op de uitkomst. Wie zou dat nu willen als het gaat om het kiezen van een arts....

Hoe gaan we vervolgens met inkopen om?

In theorie hoeft dit nog niet eens een echt probleem te zijn. Wanneer keuze-criteria dermate objectief zijn dat je door het juist invullen en interpreteren van een eisen- en wensenpakket bij de best bij jou passende partij uitkomt, dan is dat prima. De werkelijkheid is natuurlijk weerbarstiger. Heel regelmatig zie ik aanbestedingen voorbijkomen met 100 of meer eisen. Deze eisen zijn vaak erg complex, interpretabel en technisch/functioneel van aard. Het niet voldoen aan een enkele eis betekent dat je als partij van inschrijving uitgesloten wordt. Daarbij staan regelmatig een set van eisen opgesomd, waarvan elke concullega weet dat geen enkele partij in de markt aan deze combinatie kan voldoen. Een duivels dilemma dus voor inschrijvende partijen zoals SIMgroep. In mijn ogen is in dit soort situaties de verhouding tussen eisen en wensen zoek. Waarom iets als eis wordt gesteld en niet een wens is ontgaat mij dikwijls en daarnaast is de daadwerkelijk toegevoegde waarde van sommige eisen en wensen voor de organisatie vaak niet helder.

Daarnaast vind ik de procedurele strakheid toch wel vaak lastig om mee om te gaan. Deadlines zijn hard, vooral in een zomerperiode met minder bezetting is dat een forse uitdaging. Wat ik in dit kader echter moeilijk te bevatten vind is hoe losjes overheden zelf omgaan met deze tijdslijnen. Het is meer regel dan uitzondering dat de termijn waarop de beslissing kenbaar wordt gemaakt opschuift. Een echte reden daarvoor ontbreekt dikwijls. Ik ken situaties waarin binnen een week na inleveren van de aanbesteding, de gunningstermijn met een maand of meer wordt opgeschoven. Ook worden aanbestedingen meer dan eens na indiening van alle offertes zonder moverende redenen uit de markt gehaald. Wellicht omdat de uitkomst niet was wat gehoopt werd? Als je dan bedenkt hoeveel werk en energie er vaak in deze offertes is gestoken, nog los van de kosten, dan is dat voor mij echt niet te bevatten.

Hoe stoppen we deze stress

Tsja, een pasklaar antwoord heb ik niet direct. Prestatiegericht inkopen (Best Value Procurement) heeft in mijn ogen onderdelen van een oplossing. Risico hier is dat als er in de concretiseringsfase het aanbod onvoldoende wordt gevalideerd dat degene met de beste sales-pitch uiteindelijk wint. Dat kan ook niet de bedoeling zijn. Eigenlijk vind ik dat er een evaluatie van de aanbestedingswet nodig is. Ik denk dat transparant zakendoen ook op een andere manier dan nu te realiseren moet zijn. Tot dat moment hoop ik vooral dat nieuwe aanbestedingen een gezonde balans kennen van eisen en wensen. En dat de spelregels aan beide zijde worden nageleefd. Ik ben erg benieuwd hoe jullie hier tegenaan kijken en zou ik graag eens hierover van gedachte wisselen.