Gemeente Bergen op Zoom heeft de digitale dienstverlening onder de loep genomen. Een van de vragen die de gemeente zich stelde was ‘wat willen we met de website?’. Het antwoord was snel gevonden: een site die inwoners helpt bij vragen, die toegankelijk en veilig is en met een makkelijk te gebruiken CMS. Via een aanbesteding kwamen ze bij SIM terecht. Is het doel bereikt?

“Met de nieuwe Drupal website hebben we ons doel bereikt, maar we gaan nog verder professionaliseren bijvoorbeeld met webcare”, vertelt Bob van den Berg, communicatiemedewerker bij gemeente Bergen op Zoom. “We wilden meer focus op online dienstverlening met een gedegen strategie erachter. Dat is in deze tijd gewoon nodig. Om dat goed te doen moet je weten wat inwoners willen. De website is daar een onderdeel van.”

Voorwerk

Gemeente Bergen op Zoom stelde eerst met een bureau een strategie op. Bob: ”Daarbij hebben we ons gericht op feiten in plaats van meningen. Welke informatie hoort bij ons? Is het informatie die we via de website moeten aanbieden of via een andere middel? Komen mensen voor deze informatie naar de website? Daarna hebben we de oude website doorgenomen en statistieken geanalyseerd. Daaruit kwamen zo’n 150 pagina’s die belangrijk bleken. Een enorme vermindering ten opzichte van de bestaande pagina’s met wel 10.000 pagina’s en documenten. Daarnaast was de site technisch en beheersmatig aan vernieuwing toe. Met die wetenschap zijn we op zoek gegaan naar een partij die met ons een nieuwe website kon bouwen. We kwamen uit bij SIM.”

Eigen vormgeving in Cascada-template

In het traject was een bijzondere rol weggelegd voor de vormgeving van de website. Bob: “De lay-out is ontworpen door Bergse vormgevers. Het was een belangrijke eis van de gemeente dat deze als huisstijl werd verwerkt in de website. SIM heeft eigen templates, maar heeft voor Bergen op Zoom dus een nieuw template gemaakt samen met ons en het ontwerpbureau: het Cascada Drupal template. Het was in het begin wel even zoeken in de juiste afstemming met elkaar, maar we zijn erg blij met het resultaat.”

Samen op afstand

Bob kijkt tevreden terug op de samenwerking. “Na een 14 weken-traject ging de nieuwe website live. De trajectaanpak van SIM is over het algemeen fijn. Ben Bemelmans, consultant bij SIM, had een duidelijke planning en de taakverdeling wie wat doet was heel concreet. Het tempo was goed en als iets niet duidelijk was, nam hij de tijd om het uit te leggen. We werden uitgedaagd, maar het was wel behapbaar. Ook verhoogde hij tussendoor onze HTML-kennis. En die dag in de week samen vol focus aan de website werken was superfijn. Dat hanteren we nog steeds. Al is het nu samen op afstand, net als de laatste fase van het traject door coronamaatregelen.”

Inwoners betrekken

Wat Bob ook leuk en zinvol vond, was het testen van de structuur met inwoners in de publiekshal. “De meeste bezoekers starten bij het zoekveld. Goede tags, zodat de juiste informatie snel naar boven komt zijn dus erg belangrijk. We hebben binnen onze organisatie afspraken gemaakt over welke tags we gebruiken, zodat het eenduidig is. Collega’s moesten wennen aan de zoekgerichte indeling, maar de livegang is bijna geruisloos gegaan in de zin dat we nauwelijks van inwoners horen dat ze iets missen. En anders geven ze heel gericht feedback waar ze iets missen.”

Positieve sessies

Stakeholders binnen de gemeente werden ook betrokken, bijvoorbeeld bij de sessies over toegankelijkheid. “Dat is voor sommige collega’s ver van hun bed. Door ze te informeren zijn ze meer bewust van hun rol in het juist aanleveren van documenten. Het is fijn om het met hen daarover te kunnen hebben. Die sessies zijn heel positief ervaren. En het helpt ons ook nu nog. We kunnen het goed onderbouwen waarom we iets niet plaatsen. We hebben het samen mooi voor elkaar gebokst”, zegt Bob trots.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een SIMsite Drupal website?

Neem contact met ons op