De Design Sprint SIMloket 2.0
Een rollercoaster met een gaaf resultaat
SIMloket, de producten- & dienstencatalogus (PDC) voor overheden, is aan vernieuwing toe. Om een nieuwe, toekomstbestendige PDC te kunnen ontwikkelen waar gemeenten intuïtief en gemakkelijk mee uit te voeten kunnen, organiseerde SIM een Design Sprint. Waarom koos SIM voor deze methode? En wat leverde dit op?
“Met een Design Sprint kun je in een korte tijd met een multidisciplinair team een complex vraagstuk oplossen. De behoefte van de klant staat hierin centraal”, vertelt Eline van Lieshout, projectmanager bij SIM en als facilitator betrokken bij deze design sprint. “Je werkt samen met een groep mensen die allemaal vanuit hun eigen expertise kunnen bijdragen aan de oplossing van het vraagstuk. Dat gebeurt volgens vaste fasen (zie kader) en met gebruik van verschillende werkvormen in elke stap. Zo wordt het vraagstuk vanuit alle kanten belicht en komt de groep tot de beste oplossing voor het vraagstuk. Eén van de resultaten na vier dagen is een concrete uitwerking waarop je kunt door ontwikkelen.”
Wat is de SIM Design Sprint?
In een intensief proces van enkele dagen los je een complex vraagstuk binnen de organisatie op. Met behulp van allerlei methodes en werkvormen ontwerp en test je oplossingen voor het vraagstuk in samenwerking met klanten. Op deze manier kun je snel een nieuw product ontwikkelen.
- Dag 1 - 2: empathise; je verkent het vraagstuk en de scope van het probleem.
- Dag 3: je bedenkt zoveel mogelijk innovatieve oplossingen voor het vraagstuk. Je weegt de voor- en nadelen van de geopperde oplossingen af.
- Dag 4: je kiest voor de beste oplossing en maakt een prototype.
Daarna ga je het prototype valideren bij klanten of andere stakeholders.
Samenwerken met Sdu
De deelnemers in deze sprint waren mensen van SIM en Sdu met ieder hun eigen expertise en kennis. Waar SDU als specialist op het gebied van content aanwezig was met redacteuren en contentspecialisten, leverde SIM productmanagers, toegankelijkheidsspecialisten en consultants. Eline van Lieshout, projectcoördinator bij SIM: “Sdu en SIM ervaren hetzelfde probleem met een PDC, maar vanuit een andere specialiteit. Wij met name vanuit de techniek, Sdu vanuit de content. Het was waardevol en interessant om dit samen te doen via deze methode.”
“Een uitdagende route met elkaar over hobbels, door de mist, naar de zon”
Positieve impact
Dag 1 en 2 waren bedoeld om inzicht te krijgen in de huidige situatie en deze op een empathische manier te begrijpen. Dat draait om informatie verzamelen, de probleemstelling helder krijgen. Eline: “Klanten kwamen hun ervaringen delen. Ze vertelden waar ze nu tegenaan lopen, wat ze nodig hebben en willen. De deelnemers moeten dan alles wat ze weten opzij zetten, zodat ze met een frisse blik kunnen gaan kijken en goed horen wat de klanten zeggen.” Ook waren twee experts uitgenodigd. Zij deelden hun kennis op het gebied van toegankelijkheid en informatiemanagement. Benadrukt werd dat de groep ook goed over de grenzen van het product moest blijven kijken, naar hoe de mensen en processen eromheen werken. Dit bracht veel herkenning. SIM heeft tenslotte de ambitie om meer dan een product te ontwikkelen. Het moet ook een positieve impact hebben op de gebruikers.”
100 ideeën
Op dag drie stond ideeën bedenken centraal. Dit gebeurde via verschillende werkvormen, bijvoorbeeld via 100 ideeën posters. Eline: “Belangrijk is dan om te zorgen dat iedereen in de groep zich veilig voelt om alles wat in hun hoofd opkomt op te schrijven. Soms lijkt een idee gek, maar leidt het wel tot een idee dat werkt. Een voorbeeld: Canada zocht een oplossing voor de besneeuwde kabels boven de spoorlijn. Iemand opperde om grizzlyberen te leren dat ze de palen lieten schudden, zodat de sneeuw van de kabels zou vallen. Geen uitvoerbaar idee, maar het bracht de Canadezen wel tot een oplossing die werkt; met een helikopter laag overvliegen. De trillingen zorgen ervoor dat de sneeuw van de kabels wordt geschud.” Bizarre oplossingen zorgen vaak voor nieuwe manieren van denken die vervolgens wel blijken te werken.
“Gedachten verruimend en inzicht delend”
Dark side
Een andere werkvorm waarmee de groep aan de slag ging, was de ‘dark side’. Tijdens deze oefening werden de deelnemers uitgedaagd om een zo ontoegankelijk mogelijke PDC te bedenken. De uitkomsten hiervan bieden vervolgens weer aanknopingspunten om het uiteindelijke product te verbeteren. “Met deze aanpak komen alle zaken waarop je moet letten en welke zaken je niet moet meenemen naar boven. Ik heb de indruk dat iedereen de aanpak prettig vond. Op een gegeven moment was het hek echt van de dam bij het opperen van de nare oplossingen”, besluit Eline lachend.
Schetsen en rollenspel
Tot slot werkte de groep via de methode van three-step-sketch toe naar enkele conceptposters. Eline: “Via presentaties en een methode om de concepten te waarderen rolt er één concept uit waar de hele groep achter staat. Dit wordt in een rollenspel verbeeld. Dat leverde in deze sprint grappige situaties op, maar met een serieus resultaat: er kwam nog meer waardevolle informatie naar boven om mee te nemen. Prototyper Timo van der Keijl zonderde zich vervolgens af om door te werken aan het prototype. De rest van de groep bracht het functioneren van de nieuwe PDC in de toekomst in kaart. Hierbij keken de deelnemers niet alleen naar het product. Ook schetsten ze hoe het product effectief kan worden gebruikt in een overheidsorganisatie.
“Best pittig om de hele dag sharpie te zijn, maar tof om zo met productontwikkeling bezig te zijn”
Zonder wrijving geen glans
Terugblikkend zijn Eline en facilitators Jaël Nanarjaïn en Latara Schellen tevreden over het resultaat. “De eerste twee dagen moesten de deelnemers wennen aan het tempo. Ze mochten niet direct starten met bouwen, maar moesten de tijd nemen voor het onderzoeken wat het eigenlijke probleem was. Dat vonden sommigen lastig. Maar zonder wrijving geen glans”, vertelt Jaël. “Via allerlei oefeningen leerden ze elkaar op andere manieren kennen en werden aannames, vooroordelen en verwachtingen in kaart gebracht. Vervolgens konden ze deze loslaten en met creatieve oplossingen komen.”
“Voor alles is een eerste keer, niet gehinderd door eerdere ervaringen”
Doorpakken en valideren
Met een prototype na vier dagen hard werken zijn we natuurlijk nog niet klaar. Zo onderzoeken we of dit prototype echt aansluit bij de wensen van de klant via validatiesessies. Na iedere feedbackloop wordt het product verbeterd. Zo ontstaat uiteindelijk een naadloos passende en intuïtieve PDC. Het beheren van gemeentelijke informatie wordt daarmee een fluitje van een cent.
Tips en tops
Enkele tips en tops die uit deze Design Sprint naar voren kwamen:
- Maak duidelijk wie welke rol heeft in het proces, zodat deelnemers zich volledig richten op de inhoud.
- Maak duidelijk wat de deelnemers van de sprint en per dag kunnen verwachten.
- Benoem in welke rollercoaster de deelnemers gaan. Een Design Sprint is vermoeiend. Maar het resultaat is het dubbel en dwars waard.
Meer weten?
In deze brochure vind je alle informatie over de Design Sprint van SIM.
